Voordat je andere (externe) partijen betrekt, wil je eerst je eigen organisatie op orde hebben. Zorg dat je als één team aan slag gaat en weet wat je van elkaar kan verwachten. Dit geldt zowel voor de gemeente en provincie als ondernemersverenigingen. Maak kennis met collega’s die zich al bezighouden met dit onderwerp en neem hun belangen mee. Denk bij gemeentes aan afdelingen zoals wegen, riolering, beheer, EZ, groen, klimaatadaptatie en afdelingen binnen het sociaal domein. Ga in ieder geval de volgende vragen na: 

1. Welke ambities heeft iedere afdeling of thema-groep?  
2. Wat gebeurt er al voor klimaatadaptatie? 
3. Welke andere opgaven spelen er en welke acties zijn daar al aan verbonden? 
4. Hoeveel tijd of capaciteit, ondersteuning en budget is er voor klimaatadaptatie? 

Bepaal vooraf per partij wie je nodig hebt, in welke procesfase je hen nodig hebt en wat je van hen verwacht. De ene partij kan meedenken, een andere partij is bijvoorbeeld noodzakelijk voor financiering of realisatie.

Het is vaak een lange zit, de transitie naar een groen en klimaatbestendig bedrijventerrein. Het is dus een flink risico dat je stakeholders onderweg verliest. Zorg gedurende het project voor voldoende afstemming en dat je op de hoogte bent van alle ontwikkelingen en werkzaamheden op het bedrijventerrein. Alleen zo kun je vermijden dat niet-afgestemde acties het opgebouwde vertrouwen niet schaden of ingaan tegen de ambities.

Voor het enthousiasmeren van partijen kan je parkmanagement en/of ondernemersverenigingen inzetten als deze op het bedrijventerrein aanwezig zijn. Het is (in de meeste gevallen) belangrijk dat een bedrijventerrein als één samenhangend geheel wordt aangepakt en dat hier zoveel mogelijk partijen bij betrokken zijn. Dat vraagt om goede organisatiegraad. Een ondernemersverenging en/of parkmanagement zijn/is cruciaal bij het klimaatbestendig inrichten van bedrijventerreinen. Naast het vertegenwoordigen van de belangen van ondernemers, kunnen zij bijdragen aan draagvlak en het persoonlijk enthousiasmeren van ondernemers.

Een bedrijventerrein toekomstbestendig maken gebeurt niet in één dag. Je hebt partijen die voorlopen en anderen die liever afwachten of een ander tijdspad lopen. Om die laatste groep mee te krijgen is het belangrijk om een aantal ambassadeurs te vinden die bereid zijn om de kar te trekken. Niet alle partijen weten goed waar te starten of hebben momenteel andere belangen met een hogere prioriteit. Bepaal daarom in welke thema’s partijen graag hun energie stoppen zoals energie, vergroenen, waterberging etc. Ga met hen in gesprek en kijk of zij een voorbeeldrol willen vervullen en zo ja, op welke manier. Hiermee versnel je het proces naar een toekomstbestendig bedrijventerrein.

Ondernemers luisteren sneller naar andere ondernemers. Gebruik daarom goede (eigen) voorbeelden van maatregelen of praktijkvoorbeelden van andere bedrijventerreinen.

Toekomstbestendigheid is een verhaal van de lange adem. Dat houdt niet op met een presentatie of een kick-off met de betrokken ondernemers. Daar begint het juist mee.

Houd stakeholders enthousiast en aangehaakt met duidelijke en enthousiasmerende communicatie, voor, tijdens en na projecten. Benoem enerzijds de voordelen van toekomstbestendige bedrijventerreinen, zoals minder wateroverlast, koelere werkplek en voordelen van groen voor productiviteit en gezondheid. Maak anderzijds ook duidelijk welke andere thema’s spelen op het bedrijventerrein (zoals energietransitie, aanpakken personeelstekort, parkeren) en hoe een toekomstbestendig bedrijventerrein hieraan bijdraagt. Maak duidelijk dat toekomstbestendigheid als onderdeel van alle opgaven op het bedrijventerrein wordt opgepakt. Zo geef je gehoor aan de brede opgaven en behoeften die spelen bij stakeholders.

Om stakeholders betrokken te houden gedurende het proces, is het zaak de uitkomsten van bijvoorbeeld werksessies tijdig terug te koppelen. Zo maak je duidelijk dat de input van stakeholders serieus verwerkt en gebruikt wordt. Ben in deze terugkoppeling open en eerlijk. Kunnen bepaalde punten (nog) niet worden meegenomen, geef dan aan waarom niet. Hiermee voorkom je teleurstelling en manage je de verwachtingen.

Geef aandacht aan successen door resultaten te delen op het bedrijventerrein, maar ook daarbuiten. Denk aan een artikel in de krant of een bericht op sociale media. Op die manier vier je resultaten en houd je stakeholders betrokken. 

Er zijn vele communicatiemiddelen die je kunt inzetten om partijen te bereiken en te betrekken. Kies er een paar. Immers, mensen gebruiken zeer verschillende middelen en kanalen om op de hoogte te blijven van nieuws en ontwikkelingen. Zorg er wel voor dat betrokken partijen de keuze hebben uit verschillende soorten communicatiekanalen en dat je middelen kiest die zij fijn vinden om te gebruiken. Het is goed om te kiezen voor een mix van online en offline middelen, gebruik daarvoor bijvoorbeeld de praktijkvoorbeelden. Denk daarbij aan sociale media, persoonlijk contact, bijeenkomsten maar ook bijvoorbeeld een banner of actie ter plekke. 

Voorbeeld: Climate Campus organiseerde een bijeenkomst op het thema ‘Hoe vergroen je bedrijventerreinen?’. Dit is een mooi voorbeeld van een informatieve en interactieve bijeenkomst, waarbij ervaringen en kennis werden uitgewisseld en contacten werden gelegd. 

Voorbeeld: Of dit filmpje over ‘Wandelen in de pauze leuker dankzij groene stroken op bedrijvenpark in Kampen’. Waar de meerwaarde van groen op bedrijventerreinen wordt benadrukt en besproken. 

Foto’s en tekeningen spreken meer tot de verbeelding dan woorden en tekst. Maak daarom juist samen met betrokken partijen schetsen en tekeningen. Zo creëer je een gezamenlijke visie waar iedereen eigenaarschap voor voelt en waar iedereen mee aan de slag wilt. 

Start met een kleine of tijdelijke actie en maak deze zichtbaar. Door snel ‘iets’ aan te leggen, laat je zien dat er gestart is en komen acties meteen onder aandacht bij (mede-)ondernemers en relevante partijen. Zo creëer je momentum, enthousiasme en houd je partijen makkelijker aangehaakt. Je kan deze acties extra onder de aandacht brengen door bijvoorbeeld een bericht in de media of gezamenlijk bezoek te organiseren. 

Heeft een stakeholder (bijvoorbeeld een ondernemer) een maatregel uitgevoerd? Geef hier dan aandacht aan. Dit kan bijvoorbeeld via de landelijke verkiezing meest natuurinclusieve en klimaatbestendige bedrijventerrein.

Houd communicatie simpel, concreet en helder en gebruik waar mogelijk herkenbare vaktaal. Check voor goede tips het communicatieverslag van Samen Klimaatbestendig. 

Voorbeeld: Woordgebruik – Niet iedereen is bekend met woorden zoals ‘klimaatadaptatie’. Het is makkelijker om meteen te zeggen waar het om gaat: ‘aanpassen aan extremer weer zoals hevige regen, warmere temperaturen en langere droge periodes’.

Houd rekening met belangen en bestaande knelpunten van ondernemers en betrokken partijen. Zo staat verduurzamen en vergroenen voor velen (nog) niet bovenaan de prioriteitenlijst. Desondanks kan je bestaande belangen wel vaak goed koppelen aan toekomstbestendige ambities. Zo draagt vergroenen bijvoorbeeld bij aan het imago van een bedrijventerrein. De uitdaging is om samen te komen tot een goede oplossing of tussenweg waarin zoveel mogelijk belangen een plek krijgen. 

Door wetgeving, zwaarwegende belangen en andere externe factoren kan niet iedereens wens ingewilligd worden. Niet alle partijen zullen hier even blij mee zijn. Wees transparant en leg daarom goed uit waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. 

Welke doelgroep wil je bereiken? Ondernemers hebben vaak de voorkeur voor bellen, een fysieke bijeenkomst of een 1-op-1 gesprek. Online (mail, enquêtes, etc.) is daarom minder effectief. Terwijl gemeente juist wel goed te benaderen zijn via de mail of digitale overleggen. 

Zijn er manieren waarop partijen met elkaar communiceren? Gebruik deze dan vooral. Zo bestaan er regelmatig al communicatieplatformen vanuit de gemeente, jaarlijkse bijeenkomsten en/of regionale samenwerkingen tussen ondernemers. Dat maakt communiceren effectiever, eenvoudiger en goedkoper. 

Ga na of er al gesprekken lopen met stakeholders op het thema klimaat, grond, gezondheid of andere thema’s. Combineer gesprekken waar mogelijk om partijen niet te overbelasten met vragen. Dit geldt voor het hele proces. 

Om tot een gedragen proces te komen, is het belangrijk relevante stakeholders vanaf het begin te betrekken. Zo voelt iedereen zich serieus genomen, gehoord en ontstaat eigenaarschap over de opgave. 

Betrek stakeholders op het juiste moment. Ondernemers voelen de urgentie voor klimaatadaptatie vooral als overlast van weersextremen actueel is. Bijvoorbeeld: tropische temperaturen in relatie tot koelen van onderdelen in het bedrijfsproces of extreme regenval en ondergelopen laaddocks of inpandig water.

Om zoveel mogelijk partijen mee te krijgen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft. Ga met elkaar in gesprek en zoek naar overlap in wensen en behoeftes. Op welke thema’s kunnen bedrijven elkaar vinden? Waar liggen de pijnpunten van ondernemers? Uit de praktijk blijkt vaak dat thema’s als ‘veiligheid’, ‘parkeren’ en ‘verrommeling’ de prioriteit hebben vanuit ondernemers. Als dit scherp is, wordt het eenvoudiger om naar een bepaald doel te werken.

Een succesvol proces richting een toekomstbestendig bedrijventerrein, begint bij onderling vertrouwen. Maak het proces open en transparant, ben eerlijk en deel beschikbare gegevens, wensen, behoeftes en pijnpunten. Maak obstakels en pijnpunten bespreekbaar.